会议总结
经过一场会议之后, 最担忧的并非在场之人都不发言, 而是在会议结束之后, 不存在任何人能够清晰地讲明白究竟做出了怎样的决定, 得以明确知晓。会议总结并非单纯地记录如同流水账一般的详细过程, 而是需要将那些零散杂乱的信息转化成为能够付诸实际行动的任务清单。众多团队在开完会议后, 都感觉当时讨论甚是热烈, 氛围高涨, 然而到了第二天去查看邮件时, 却发觉什么事情都没有真正落实, 没有取得实际进展, 而问题的根源恰恰就出在总结这个关键步骤之上。
会议总结到底该写什么
不少人将会议总结弄成了一份记录“谁说了啥”的稿子, 这实则是误区, 真正实用的会议总结, 核心含有三件事, 分别是结论、任务、时间节点, 就像一场项目复盘会, 探讨了诸多问题, 然而在总结里一定要清晰写明“我们确认了什么”, “谁接下来要做什么”, “何时做完”。
我曾碰上过一个团队有着极为巧妙的做法：在会议的最后五分钟之时, 主持人径直在白板上面画出三栏, 其分别乃是定下来的事、还有待确认的事以及必须要做的事, 而后进行拍照并发送至群里, 这便是最为精炼的总结, 切莫去追求面面俱到, 因为面面俱到意味着实际上什么都未曾说出来。
怎么让会议总结真正被用起来
没人看写出来的内容, 那是属于会议总结最为难以解决的痛点。想要使得总结能够发挥出相应作用, 首先得保证它足够简短。针对一个时长为两小时的会议, 其总结字数不应当超过三百字。一旦超过了这个字数范围, 参会者就会直接选择跳过。
跟着是得将责任清晰地写出来。好多总结写了“探讨了市场推广方案”, 这般就如同没写一样。得写“市场部的张经理于6月20日之前呈上方案的第一版, 运营部予以配合来提供数据”。明确到具体的人以及时间, 才会生出行动力。
存在着一个极易被忽视掉的要点, 那就是会议总结必须要在24小时的时间范围之内予以发出。倘若拖延的时间变长了, 那么众人头脑里的记忆就会逐渐开始变得模糊起来, 如此一来该总结所处的情况将会进入到“我们当初似乎是谈论过这个内容”的一种状态之中。越是能够以较快的速度将其发出, 便越是能够把共识给牢牢地锁定住。
会议总结实则乃一种工具,此工具是否好用, 并非取决于你所书写的有多美观, 而是取决于其是否能够促使事情向前推进。在下一次开会之际, 尝试将重点置于结论以及行动之上, 你将会发觉团队的执行力较想象之中要强出许多。