文秘如何做好自己的工作

时间：2024-08-28 10:35:12 秀雯文秘知识我要投稿

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文秘如何做好自己的工作

　　做好文秘工作需要耐心，细心，要想的周到。小编整理了文秘如何做好自己的工作，欢迎欣赏与借鉴。

　　一、超前预测

　　“善战者胜于未战。”超前预测是立足于过去和当前，通过对已知情况的定性定量分析，判断未来状态的一种思维过程。要求在没有问题的时候就想到问题的出现，没有危险的时候就想到危险的降临，矛盾未显现的时候就想到矛盾的激化，也就是《周易》中所说的“安而不忘危，存而不忘亡，治而不忘乱”。超前预测要遵循军事谋略学中的“最大预期原则”和“最小阻力原则”。前者即战略目标的科学定位，后者即选择一条最容易走向目标的路线。虽然不可能人人都成为谋略家，但是人人都应该不断提高超前思维的能力，使自己的意见和建议具有预见性。

　　作为领导身边工作人员，要通过把握趋势，深刻剖析，预测当前展开的重大工作的多种结果，及时提出有前瞻性、创造性的建议，协助领导驾驭全局。特别是在执行重大任务前夕以及阶段性总结部署工作时，更要把握时机、超前预测，与领导的思考同频共振，争取工作步步主动。

　　二、随机提醒

　　要紧贴领导需求，及时准备、快速反应，随时随地向领导提出意见建议。尤其要注意以下时机：

　　(1)上级、领导和机关新决策、新任务、新指示刚下达时；

　　(2)本级和机关研究制定重大决策部署时；

　　(3)执行急难险重任务或任务突发变化时；

　　(4)领导之间在问题处理上有些不同看法需要统一认识时；

　　(5)领导在个别具体决策或工作中出现意外疏漏时；

　　(6)本单位或兄弟单位发生重大事故、案件和严重问题时。

　　此时，要根据工作的阶段特点和事物的发展变化，善于发现和迅速抓住出主意的切入点、着力点和关键点，想领导所想、急领导所急、补领导所需，这样才能成为领导强有力的左膀右臂。

　　三、咨询建议

　　对专业性较强、领导正在考虑的问题，要善于借助“外脑”，通过咨询该领域的专家、到相关成功单位调研请教等方式，及时向领导提供专业性、背景性、参考性建议，帮助领导进一步坚定决心或再次论证决策。还可以通过适当宣传在领导心目中具有权威力量的上级重要指示、有关规定和理论思想，协助领导纠正在某一点上不够正确的意见。

　　在提出咨询建议时，要注重站在领导的角度考虑问题。著名的《谏逐客疏》中，李斯作为一个被放逐的对象，并没有强调逐客令对异国人才的打击，也没有强调异国人才对秦国的奉献，而从秦国利益出发，注重强调如果驱逐了异国人才，秦国将蒙受什么损失，同时秦国的敌国将得到什么好处。秦王志在统一天下，或许并不关注国内得失，但很在意敌国力量的消长。李斯的谏书正说到了秦王的痛处，秦王即使再讨厌国外人士，也不再反驳了。

　　四、提供资料

　　在酝酿、论证重大决策，布置实施重大任务之前，应将领导关心或应了解的相关资料与信息，尽可能地收集完整，加以分类，必要时做摘记、标记，适时提供给领导阅看，使领导能以较少的时间获得更多的重要信息和启示，及时作出正确决断。对领导不够准确的意见可不直接或正面提出不同看法，而是提供翔实的相关真实情况，让领导自行纠正不够正确的意见。还可以通过介绍兄弟单位的先进经验或发生问题的教训，进一步协助领导打开思路。

　　需要注意的是，向领导反映情况、提供数据、提出建议，都直接关系到领导的决策，责任重大，必须做到认真、严密、慎重，尤其要认真核实清楚，不能听风就是雨，将未经核实的资料、信息向领导报告。要理解基层的难处，多送炭、多补台，不吹毛求疵，不火上浇油，不落井下石。特别是涉及对单位和个人的评价时，一定要出于公心，实事求是，既不夸大，也不缩小，决不能以个人好恶妄加评论，更不能抱着个人恩怨信口谗言。

　　五、比较优选

　　比较优选法是确定事物之间共同点和差异点的方法，是一种通过把性质、特点相同相近的事物或性质特点不同甚至相反的事物放在一起加以比较，从而证明论点并择优选择的方法。世界上即使很相似的事物之间也存在着差异。差异往往反映着事物的特征和现象的本质。善于抓住不同的事物，善于抓住同一事物不同阶段的变化，比较它们之间的异同，寻找造成差异的原因，常常会有所发现。

　　俄国著名教育学家乌申斯基曾说:“比较是一切理解和思维的基础，我们正是通过比较来了解世界的一切。但比较要在同等条件下，不能以偏概全。”

　　陈云同志是比较优选法的大师。用他自己的话讲，“交换、比较、反复”是辩证法，是达到“不唯上、不唯书、只唯实”的基本途径。他认为，“所有正确的分析，都是进行比较的。这是‘试金石’的方法。通过比较，可以弄清楚事物的本质”，决策时“必须作出几个比较方案，择优选用”。因此，陈云同志无论作什么决策，一般都拿出至少两个以上的方案进行比较，以便从广泛的角度寻求最佳方案。1953年统购统销的决策，就是先提出可供选择的8种方案，然后经过反复比较后得出的。

　　在比较的基础上，还可以通过通盘谋划、优长比对，明确所出主意的上策、中策、下策排列，供领导权衡决策。在战争年代，叶剑英对身边的参谋人员要求非常高、非常严。参谋人员接到一个战情报告后，不能简单地拿原始状态的东西来给他汇报。他要求参谋人员动脑子分析它的可靠性、重要性，提出应该怎么处置，而且要求对重要和复杂的问题提对策，必须有上中下三策。这是逼着参谋多动脑子，加深对战场战况的分析判断，去粗取精，去伪存真；运用谋略，结合战况，分析各种对策利弊长短。不但参谋人员自身得到锻炼提高，也使领导得到多种方案以便优选，增强了决策的科学性。

　　六、漫谈聊天

　　出主意必须让领导知悉和认可，但让领导知悉认可并不局限于在办公室和会议桌，可以不分时间、地点、场合，在领导空闲、环境氛围适宜时，以漫谈聊天的形式，有意识地和领导交流某种思想认识，介绍相关情况，辅助领导了解民意、掌握实情、把握舆论、正确决策。

　　需要注意：聊天说地有准头，事事有根有据；

　　介绍情况有分寸，防止以偏概全；

　　漫谈人事有原则，不说他人闲话；

　　谏言献策有韬略，随意笑侃皆有理。

　　实践证明，漫谈聊天，润物细无声，“进谏”成功率很高。《战国策》记载的《触龙说赵太后》，是漫谈聊天进谏成功的经典故事。当时赵国遭秦国急攻，求齐国救援，齐国提出“必以长安君为质，兵乃出”。执政的赵太后爱子心切，断然不肯，说“有复言令长安君为质者，老妇必唾其面”。赵国危在旦夕了。老臣触龙去见满脸怒气的赵太后。他先拉健康、饮食等家常，嘘寒问暖，平息了赵太后怒气。然后以自己为小儿子求宫廷卫士之职、疼爱儿子的行为，让赵太后视他为理解她的知音，并引导她开始思考“父母之爱子，则为之计深远”这个大问题。最后切入正题，引经据典地聊天，说古论今，讲述一些君王子孙为什么长辈亡故后不能继承大位，原因就在于“位尊而无功，奉厚而无劳，而挟重器多也”，使赵太后恍然大悟，终于同意让爱子长安君到齐国做人质，以换兵救国、为国立功。

　　七、补充完善

　　对已执行的方案、展开的部署，如发现有局部缺陷，或因多种因素变化产生了新的问题，要勇于向领导直言，提出修改和完善的意见。一要注重大事，二要出于公心，三要讲究方法。所提问题必须经过深思熟虑，有充分根据。

　　在方式方法上，与他人不同或与领导有异的主意，应尽可能私下向领导阐述，在公众场合要维护领导的形象和威信，切忌不注意场合“放炮”。

　　八、巧妙“包装”

　　向领导进言，一般情况下应先讲与领导认识和决心一致的看法或意向，然后再提出不同看法和分歧意见。其中，赞同的话要适度，不要庸俗地迎合吹捧；提异议的根据一定要核实准确，语气符合自己身份。具体地说：

　　一要注意搞好语言“包装”。同样一个建议，用不同的语言向领导提出，会出现不同的效果，特别是与领导的想法不一致甚至相反的意见，更要把握好说话的分寸。措辞要尽量温和一些，不要太激烈；语气要尽量委婉一些，不要太生硬。

　　二要注意点到为止。作为领导，思维一般是比较敏锐的，领会问题是比较快、比较深的。因此，向领导“进谏”时，要尽量做到简明扼要，不要啰啰唆唆没完没了，生怕领导领会不了。

　　三要注意必要的迂回进言。相传乾隆皇帝下江南到苏州狮子林游玩，玩得很开心。游罢假山，当地官员请他题字，他一时得意忘形，写了“真有趣”三个字。恰好旁边站着接驾的新科状元黄熙，他觉得这三个字太俗，有失皇上体面，但又不好直说，只得巧妙婉转地奏道：“望乞圣上将这个‘有’字赐予小臣。”此言一出，乾隆皇帝复阅此三字，方知话中有话，恍悟个中之理，于是顺水推舟，改为“真趣”。“真趣”与“真有趣”，一雅一俗可谓天差地别。当然，现在的领导不是封建皇帝，向领导“进谏”用不着那样拐弯抹角，但“进谏”的方式方法还是要讲究一些，最佳的办法是使忠言不逆耳，真话不难听，以尽快达成共识，利于事业、利于工作。

　　文秘工作需具备的素质

　　一、要具备善谋大局、总揽全局的素质

　　1．要善于学习。

　　学习引领思考。现在知识更新很快，现在的领导知识水平、理论水平很高，即使不停地学习，有时也很难跟上形势的发展。如果不去积极地吸取最新的知识，不对知识吐故纳新，不让“智力”新陈代谢，就谈不上当领导的“参谋长”，只能是领导决策的“马后炮”。因此，“学习充电”是文秘工作者的永恒课题。一方面，要有“挤”的决心。爱因斯坦说过，人的差异在于业余时间。秘书平时都随领导转，属于自己的时间不是很多，挤时间学习显得非常重要。工作之余静下心来看看书、读读报，有计划、有选择地学习一些急用、实用、长远受用的知识，长此以往，必有好处。另一方面，要有“钻”的劲头。我们都有这样的切身体会，“要我学”和“我要学”不一样，“钻进去”学与“抚皮挠痒”学不一样。秘书工作者一定要做有心人，在学习中不仅要“行动”，而且要“心动”。要善于动手、动笔、动脑，把收集到的情况、资料、信息储存在脑子里，常存常用。经过这样长期地、不断地学习丰富自己，才能引发我们更深层次的思考，才能使我们的理论素养越来越高，把握大局、总揽全局的能力也会越来越强。

　　2．要吃透上情。

　　吃透上情就是要吃透中央和上级的精神，正确把握中央的大政方针，及时把握上级的方针政策。要学习好中央的精神和上级的方针政策，就要一字一句地学，一字一句的理解，领会其实质，把握其精髓，这样你才能帮领导谋划工作。制定本地政策才能做到大局在胸，才能在全局下思考，在大局下行动。否则的话，大局失察，必然会导致方略失策，行动失利。

　　3．要了解外情。

　　作为一个称职的秘书工作者，不仅要对本地的情况烂熟于胸，而且要对本市和外地的情况了如指掌。大家可能要说，狗咬耗子－多管闲事，别家的情况，你去管的什么管。问题的要害正在这里。你只有把握住全市宏观发展的大背景，了解其他镇街的发展趋势，你才能帮助领导在了解中思考，在分析中清醒，才能使领导及时调整本地的发展思路，抓住机遇，趋利避害，迎接挑战，加快发展，在日趋激烈的竞争中立于不败之地。

　　4．要掌握下情。

　　作为秘书最重要的一条就是要摸透本地实情，了解民意动向。也就是说要对本地的实际情况进行深入地调查和分析研究，吃透本地的基础条件、比较优势、发展潜力、制约因素以及当前和今后一个时期的热点、焦点和难点问题，掌握基层的实际情况，基层干部的思想动态和人民群众的呼声要求，及时给领导决策提供有价值和可参考的信息，才能使领导工作有的放矢，扬优抑劣。

　　二、要具备耐得住寂寞、沉得住气的素质

　　秘书工作者是领导身边的人。别人看领导身边的人，大多都比较尊重，这是你所处的位置决定的。因为你处的位置是核心层里的枢纽，或多或少地会有一些自豪感。因此对你的言行，大家也特别关注，甚至带着有色眼镜看你。你做的得体，大家会说，这个伙计挺称职，如果你做的过分了，大家叫好听的会叫你“三德子”，叫不好听的会叫你“和珅”。所以说，作为秘书，修身养性至关重要。但要修好身，养好性，没有一蹴而就的途径，必须有一个日积月累、厚积薄发的过程，这就是我们常说的历练。对这个问题，我们要做到以下几点：

　　一要修“心”古人说得好，“天下根本人心而已”，保持一颗平常心，是做好任何工作的前提，秘书工作更是如此。正所谓心胸有多宽，舞台就有多大。任何时候都要养成一股静气心平气和则能收放自如，心气浮躁必会自乱阵脚。修“心”就得把心放平。面对功名利禄，特别对自己的升降去留等身外之物，要想得开看得开。即使遇到一些对你不公正不公平的事，也要把心态摆正，把心胸放宽，切不可满腹牢骚，对工作造成消极影响。否则，对你自己将会大大的不利。其实你只要把心放平，脚踏实地的干，领导早晚会对你有个公平的安排，切不可耿耿与怀，心理失衡。

　　修“心”就得把心放宽。办公室工作说到底就是搞服务的，要做到“零失误，全满意”恐怕很难。我们做秘书的要有一颗包容和宽容的心，尽量做到少失误，让领导多满意。有了失误，领导批评你，或者你没失误，由于领导工作压力大，情绪激动，对你发火，也应该做到能吃能咽，宽心包容。说实话，有时领导发火，多半是朝近便的人、身边的人发，对那些隔着远的、他不是十分了解的下属，一般是不会发火的。所以，我们不能因为受到一点批评就烦恼，受到一点委屈就消沉，也不能因为你的建议得不到采纳而郁闷，工作得不到支持而退却。要以忘我的精神追求自我的价值，对大是大非要明白清楚，对个人恩怨要多一些糊涂。

　　二要修“德”。道德修养是一个人人品的“名片”，人格的“招牌”。当秘书的，虽然处在“幕后”，只是“绿叶”，但也是首脑机关的“智囊”和“军师”，也就是前面说到的“参谋部、参谋长”，拥有高尚的情操和品德是必不可少的。一方面，要摆正位置，做到到位而不越位。找准坐标，摆正位置非常重要。当秘书的时刻要牢记，自己的工作就是为领导服务，自己的角色是从属性的，必须自觉地服从和适应领导，即使你的工作非常出色，即使与领导私交很好，也不能得意忘形，忘乎所以。要切记，越位乃秘书之大忌，是不可碰的“高压线”。不能因为在领导身边工作，领导是一把手，我就是二把手。尾巴高翘，喝三吆四，“拉大旗做虎皮”，拿领导当“挡箭牌”，打着领导旗号发号令，或有意无意假借领导名义到一些基层单位吃拿报要。这样，用不了多久，你这个秘书就得离开秘书的位子。尤其我们做秘书工作的都比较年轻，历练的时间短，涉世不深，思想活跃，切不可感情冲动，意气用事。要知道打领导的旗号去干作奸犯科的事情是绝对不允许的。另一方面，要严守秘密。作为领导身边的人，秘书人员接触或掌握着一些重要信息，一定要严守秘密，决不能走风漏气。特别是涉及一些岗位设置或者人员变动，领导不让你参与，不要去硬凑。领导让你参与，更应守口如瓶，烂在心里，谨防祸从口出，否则要捅大漏子。再一方面，要正确对待功过。我们做秘书工作的都有这样的体会，“辛辛苦苦好几年，只写稿子不发言”。这从一定程度上道出了秘书工作的特有性质，在幕后不在幕前，在边缘不在中心，苦劳多而功劳少，批评多而表扬少。对此，如果不能正确对待，极易导致心里失衡。因此，当秘书的要练就三种“特别”的功夫。即特别能盛事，特别能忍耐，特别能战斗。不要因为干成了一件事就争功要名，也不要因为做错了一件事就灰心丧气。任何时候都要以务实的作风，虚心的态度，认真对待工作，严格要求自己，在奉献中成长，在历练中成熟。

　　三要修“为”。一个人的修为最终体现在行动上。秘书工作作为一个比较特殊的岗位，条条框框是比较多的。讲规矩是当秘书是否称职的一条重要标准。因此，这就要求我们当秘书的要把握好三点。第一点，政治上要把握方向。办公室工作无小事，要出了事往往是大事。作为秘书能不能从全局通盘考虑问题，从政治上统筹抓好协调，是检验敏感度和成熟度的重要标志。这就要求我们要眼观六路，耳听八方，胆大心细，遇事不慌，准确全面地向领导反馈信息，不截流，不梗阻，不添油加醋，使领导能迅速做出反应，及时处理出现的矛盾和问题。第二点，工作中要把握小节。许多事情，往往是细节决定成败，秘书工作尤其如此。这就要求我们对一个通知，一个电话，一条信息，一篇文稿，都要慎之又慎，考虑周密，给领导“补台”，帮助“填空”。处理一个文件，召开一个会议，具体处理一件事情都要从小处着手，反复推敲，仔细检查，切忌糊里糊涂，粗枝大叶，因小失大。同时还要注意，在任何时候，任何场合，任何情况下，如陪领导下乡检查工作，参加宴会，应酬接待，都应注意把握分寸，突出领导，不要过于靠前，不要有意显示自己。

　　第三点，行为上要谨防“三无”。“一无”是无质量。任务到手，心里没底，手忙脚乱，好不容易拿出个东西来，结果不长长，不圆圆，不成景。这样不但会影响工作，你自身的形象也会大打折扣。“二无”是无反馈，工作随意性大，干到哪里算哪里。工作的进展情况，存在的困难和问题，不能及时与有关方面沟通协调，做得过程中听不到音信，到出手的时候当然拿不出好的“货色”。“三无”是无长进。任何人做秘书工作都有个从不适应不熟练到适应熟练的过程，从粗糙到精细、从一般水平到较高水平的过程，这是非常正常的。但如果不去琢磨和领悟，对工作不上心、不长进，干什么都是悬悬乎乎，那是不能让人满意和容忍的。因此，当秘书的要有强烈的事业心和责任感，马马虎虎，浅尝辄止，是不会成为行家里手的。

　　要不满足于“做事”，要能够“想事”，要出新思路，要创新局面，这样才能成长，才能成材。

　　三、要具备舍得吃苦、不怕受累的素质

　　吃苦耐劳是中华民族的传统美德，更是我们秘书工作者必须具备的素质。一要不怕吃苦。当秘书体会最深的一个字就是累，累到有时候真有摔了不干了的滋味。送给大家四句话：

　　出主意：要别出心裁，但不能别有用心

　　对工作：要有心栽花花不成，也要栽好

　　看名利：要无心插柳柳成荫，也要无心

　　写东西：要乐于吃苦，精雕细磨，语出惊人

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